Les procédures et leurs impacts sur la gestion de l'entreprise

Publié le par Emma Mandzoungou

 

Qu’est ce qu’une procédure?

Le mot procédure désigne une méthode d’organisation, la stratégie du changement. Elle est issue du mot processus venant du latin pro (au sens de « vers l’avant ») et de cessus, cedere (aller, marcher). Une procédure est une manière spécifique d’accomplir un travail, une activité ou un processus. Un  processus est ensemble d’activité corrélée ou interactive, qui transforme des éléments d’entrée en élément de sortie.  zerty

Une procédure est une succession imposée de tâches à réaliser. Elle répond à des impératifs qui ne sont pas discutable par l’opérateur qui les applique. La procédure est un descriptif organisationnel détaillé pour réaliser le processus. Si la procédure n’est pas respectée, les données de sorties du processus ne seront pas conformes aux exigences. Une procédure est différente d’un processus, plus vaste et comportant plusieurs procédures.

En droit, la procédure désigne l’ensemble des formalités requises pour la validité d’un acte ou du déroulement d’une action en justice. En programmation informatique, une procédure est une fonction ne renvoyant pas de valeur. En économie, la procédure d’entreprise est un mode d’organisation. En psychologie de l’apprentissage, la procédure est la description de l’exécution, du savoir-faire d’une compétence.

 

À quoi sert une procédure?

Les procédures d’entreprise sont des outils permettant de développer une société. Elles permettent de formaliser des actions régies par l’exécution d’un savoir faire oralement transmis. Les procédures permettent:057sed

·         Augmenter la satisfaction des clients en organisant le travail;

·         Augmenter la qualité des prestations en permettant, entre autre, la mesure de performance;

·         Baisser les coûts en précisant la répartition des tâches et des acteurs, donc la responsabilisation.

·         Augmenter les ventes;

·         Embaucher de nouvelles personnes facilement.

 

Impact des procédures sur la gestion de l’entreprise


Présence des procédures dans l’entreprise

·         Structure organisationnelle simplifiée.

·         Documentation de l’entreprise formalisée et mis à jour.

·         Possibilité d’évaluation du rendement de l’entreprise sur la base du respect des procédures.

·         Meilleure gestion des ressources de l’entreprise.

·         Apparition des dysfonctionnements modérée.

Absence ou non respect des procédures

·         Nombreux dysfonctionnements de tout genre.

·         Corrections répétitives sans améliorations conséquentes.

·         Mauvaise répartition des ressources de l’entreprise.

·         Difficultés de mesure.

·         Baisse du bénéfice de l’entreprise.


Comment rédiger une procédure?

La procédure d’entreprise régie ce que l’on devrait faire pour aller d’un point A à un objectif B. Pour créer une procédure, vous devez noter tout ce qu’il faut faire, par qui et avec quel moyen. Vous devez prévoir les situations inverses à la normale (cas particuliers):024hg

·         Être exhaustif,

·         Donner des rôles,

·         Déterminer les moyens.

La procédure ne vient pas directement sur la question « comment fait-on? », apanage du mode opératoire. Une procédure doit définir QUI doit faire QUOI et renvoyer à COMMENT le faire. Une procédure induit une notion temporelle en définissant l’enchainement des activités. L’outil de gestion par excellence, dans l’écriture des procédures, est le QQOQCP.

 

Présentation d’une procédure

·         Titre de la procédure,

·         Objectif de la procédure,

·         Domaine d’activité ou d’application,

·         Référentiel ou référence documentaire,

·         Dictionnaire ou lexique des sigles et abréviation,

·         Responsabilité(s),

·         Le corps ou actions de la procédure.

 

Différence entre procédure et mode opératoire

Le mode opératoire précise le travail à effectuer sur un poste. Il concerne un détail précis de la mise en œuvre d’un équipement. Il répond à la question « comment fait-on? ». Une procédure peut comporter un mode opératoire. La procédure répond à la question « qu’est ce qu’on fait? ». Le but d’une procédure d’entreprise est d’une part de répondre à toutes les questions organisationnelles et d’autre part de donner les moyens de les faire.

 

Conclusion

Concevoir  une procédure c’est modéliser une partie de l’entreprise. Définir un canevas à suivre dans l’exécution d’une activité. L’objectif  initial des procédures, est d’organiser efficacement une entreprise. Créer des procédures permet de voir, dans l’immédiat, les lacunes de l’entreprise, les zones sensibles et les avantages. Une procédure terminée et ficelée peut être sujette à des améliorations, que l’on appellera « optimisation des procédure d’entreprise ». 030cv

Publié dans création d'entreprise

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