Comment organiser une réunion?

Publié le par Emma Mandzoungou

 

Une réunion de travail est un lieu d’échange, de diffusion d’information. Elle permet de maintenir les agents conviés au même niveau d’information. Mais également, de traiter en groupe, un ou plusieurs problèmes qui, s'ils étaient traités par des individus isolés, auraient peu de chance d'être résolus dans les délais impartis et de répondre au niveau d'exigence requis. Il faut également noter que la prise de décision, au sein d’une réunion de travail, peut dans la mesure où les différents acteurs concernés sont présents, être extrêmement rapide.

 

Règles à observerengrena 011


  • Convoquer une réunion implique, de communiquer au préalable l’ordre du jour (les points saillants de la réunion) aux participants. Tout le long de la réunion, l’animateur ne doit pas hésiter à le rappeler en cas d’éloignement.

 

  • Une réunion implique la désignation impérative d’un secrétaire chargé de prendre des notes, en vue d'établir un procès verbal de la réunion qui, sera envoyé à chacun des invités (qu’ils soient présents ou non), 24 h au plus tard après la réunion.

 

  • Le procès verbal est un outil de travail, il doit refléter les décisions prises, les échéances et les responsables. Il permet d’assurer la traçabilité et le suivi.  Le suivi consiste à déterminer les actions en cours, les attentes, les réalisations antérieures, l’atteinte des objectifs. Le procès verbal de réunion devra se faire selon le modèle en annexe.

 

  • Inciter une réunion implique d’accorder aux participants, la possibilité de préparer la dite réunion. Des délais de convocation trop courts à une réunion, peuvent entraîner de nombreux désistements ou une passivité au sein de la réunion, du fait d’un manque de temps. L’animateur se doit de veiller à faire participer tout le monde.

 

  • En fin de réunion, faire le point des décisions prises. Consigner par écrit les principales suites à donner aux points soulevés. Déterminer de manière précise pour cela, les décisions prises, les délais et les responsables.

 

 

Procédure d'organisation de réunion de travail. 

 

La procédure pouvant être observée concernant la réalisation des réunions peut se décrire en deux étapes :

le préalable à la réunion, tâche consistant à préparer la réunion par l'animateur et le déroulement de la réunion qui consiste à faire une animation autour d'un certains nombre de points.

 

1. Le préalable à la réunion:

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l'animateur (celui qui convoque la réunion):

  • lance les invitations à la réunion en indiquant le sujet, l’heure et l’endroit.
  • Diffuse l’ordre du jour par le même canal.
  • Envoie le procès verbal de la dernière réunion sur le sujet.
  • Identifie et réserve une salle de réunion en cas de déplacement des locaux habituels.
  • Prépare les documents nécessaires, s’il y a lieu, en quantité suffisante selon le nombre des participants.
  • Prépare le matériel.
  • Crée un climat favorable (température, aération, éclairage,…)

 

2. Le déroulement de la réunion :

 

Le déroulement d'une réunion implique l'intervention de plusieurs acteurs que sont : l'animateur de la réunion, le sécrétaire de séance, les participants.

 

a. Rôle de l'animateur :

L'animateur coeur de la réunion procède de manière suivante:bhji

  • Acceuile les participants,
  • Désigne un secrétaire de séance.
  • Répartis les dossiers afférents à la réunion. 
  • Rappelle les acquis de la réunion précédente (PV, ordre du jour, objectifs de la réunion et du travail en cours, …).
  • Assure le respect de l’ordre du jour.
  • Accorde la parole à tous.
  • Utilise des outils d’animation en cas de besoin (tableaux, vidéo projecteur, …).
  • S'assure d’une information adéquate et de la compréhension du sujet.
  • Ne laisse pas dégénérer les conflits.
  • Formule une synthèse des avis ou des hypothèses.
  • S'interesse à l’évaluation, au partage des tâches et au suivi des travaux et décisions prises.
  • Assure et vérifie le partage des tâches.

 


024hgb. Rôle du secrétaire de séance:

Le secrétaire de séance prends note tout le long de la réunion, il rappel le temps impartis et rédige le procès verbal. Le procès verbal doit être envoyer aux participants 24h après la tenue de la réunion.

 

 

 

c. Rôle des particpants

Les particpants répondent favorablement à l'invitation, préparent la réunion selon l'ordre du jour communiqué et participent activement à la réunion.

 

 

 

 

MODELE DE PROCES VERBAL

 

 

Date :    Service :

 

Objet de la réunion :

 

 Personnes concernées   Excusé(s)

 

Ordre du jour :

 

Corps de la réunion :

 

 

 

Action(s)           Responsable(s)        Date de début         Date de fin      Résultat(s)        Attendu(s)

 

 

 

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Publié dans Communication

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